Jak skutecznie delegować zadania?

Wielu przedsiębiorców popełnia ten błąd. Decydują się na delegowanie zadań dopiero wtedy, gdy ilość obowiązków mocno ich przytłacza i nie mają już sił. W efekcie kiedy znajdą już wirtualną asystentkę, chcą natychmiast pozbyć się balastu i są gotowi przekazać jej od razu większość swoich zadań. Nie jest to jednak dobra motywacja. Dlaczego? Z dwóch powodów.

Po pierwsze — pośpiech jest złym doradcą. Taki właściciel działa pod wpływem emocji i nie przygotuje się dobrze do delegowania. Zauważam to już podczas pierwszej rozmowy z klientem. Kiedy pytam, w jakich obszarach potrzebuje pomocy, nie potrafi tego sprecyzować lub wymienia wszystko, co tylko się da. Albo nagle odkrywa, że ma totalny bałagan i umie się w tym odnaleźć.
Po drugie — asystentka nie ma wystarczającej ilości czasu, by zapoznać się z branżą, stylem pracy czy procedurami firmy. Rzucona na głęboką wodę, zmuszona jest zadawać więcej pytań, robi niektóre zadania wolniej i mniej precyzyjnie. U menadżera może to wywołać frustrację, że zadania nie są wykonywane tak szybko i dobrze jak by tego oczekiwał.

Czy więc warto delegować? Oczywiście, że tak. To jedna z kluczowych cech dobrego właściciela firmy. I można się tej umiejętności nauczyć. Od czego zacząć?

Motywacja – dlaczego chcesz delegować zadania?

Popracuj nad motywacją. Zdobądź przekonanie, że chcesz delegować. Dzięki temu nie będziesz postrzegał oddawania zadań jako coś negatywnego. Nabierzesz zaufania do innych, że potrafią wykonać obowiązki równie dobrze jak ty. Zaczniesz myśleć realistycznie. Czy rzeczywiście musisz i masz czas zrobić to sam, czy lepiej to oddelegować?

Dobrą motywacją do delegowania zadań jest lista korzyści, jakie z tego wynikają. Poznaj więc plusy i minusy dzielenia się obowiązkami.

Zalety delegowania zadań

Szybciej wykonasz swoją pracę. Masz dodatkową parę rąk, które cię wspierają.
Nie musisz robić zadań, w których nie jesteś dobry lub nie masz o nich odpowiedniej wiedzy. Są obszary, w których jesteś specjalistą, ale są też takie, które znasz tylko trochę. Jeśli ich nie czujesz to, po co się męczyć?
Nie musisz robić zadań, których nie lubisz. Oddeleguj to, co nie sprawia ci przyjemności, jest żmudne lub rutynowe.
Możesz skupić się na działaniach, które przynoszą dochód. Tylko ty, jako właściciel firmy wiesz, które zadania są w tej chwili najważniejsze i wymagają twojego zaangażowania.
Zmniejszysz stres związany z próbą pogodzenia wszystkiego samemu. Kiedy ostatnio spacerowałeś po lesie, wyspałeś się, byłeś na dłuższym urlopie? Prowadzenie działalności w pojedynkę jest ogromnie stresujące.
Możesz zarabiać więcej. Dzięki zdalnemu wsparciu możesz usystematyzować pracę i dotrzeć do większej liczby klientów.

Wady delegowania obowiązków

Ponosisz koszty. Chociaż wirtualna asystentka może pomóc ci zarobić więcej, najpierw musisz zainwestować, aby zapłacić za zdalną pomoc.
Musisz nauczyć się odpuszczać i rezygnować z pewnych zadań. Zaufać, że ktoś wykona je równie dobrze.
Przeszkolenie VA do Twoich potrzeb wymaga czasu. Tak jak każdy nowy pracownik musi zapoznać się ona z organizacją i sposobem pracy firmy.

Jak wygląda twój bilans zysków i strat delegowania? Jeśli dostrzegasz więcej korzyści, dużo łatwiej i z przekonaniem podejmiesz decyzję o oddaniu części obowiązków.

Metoda małych kroków

Chcesz skutecznie delegować, ale potrzebujesz czasu, by oswoić się z myślą o oddaniu części swoich obowiązków? Trudno ci zaufać nowo poznanej osobie? Nie wiesz, czy zatrudniona wirtualna asystentka poradzi sobie ze swoimi obowiązkami?

Zacznij od małych rzeczy

Nie spiesz się. Nie musisz delegować od razu wszystkiego. Daj sobie i VA czas na zbudowanie relacji i poznanie specyfiki pracy.

Znajdź jedno, dwa zadania, które mógłbyś bez obaw komuś powierzyć: korekta i pisanie postów, przygotowanie grafiki, zarządzanie pocztą, research tematów na bloga, aktualizowanie strony internetowej. Dzięki małym krokom zmniejszysz stres związany z delegowaniem. Będziesz mógł poznać możliwości i talenty asystentki. Upewnisz się, że jest godna zaufania.

Przygotuj opis zadań

Jako właściciel firmy masz swoje preferencje dotyczące tego, jak chcesz, aby wszystko zostało zrobione. Najlepszym sposobem na efektywną i wydajną pracę z wirtualną asystentką jest przygotowanie jasnych wskazówek, wykresów, zestawień, które to obrazują. Im jaśniejsze są twoje instrukcje, tym szybciej VA będzie działać i popełni mniej błędów.

Wirtualna asystentka powinna wiedzieć też: kto jest twoim kluczowym klientem, jakim językiem do niego mówisz i jakimi kanałami się z nim komunikujesz. Jakie cele ma twoja firma? Co jest w danym momencie priorytetem? Tylko w ten sposób jej działania będą spójne z pracą pozostałych członków zespołu. Wpłynie to na efekty sprzedaży i rozwój biznesu.

Zanim zaczniesz delegować – oblicz koszty

Wiele wirtualnych asystentek ma w swojej ofercie pakiety godzin. Chcesz delegować zadania, ale nie wiesz jaki pakiet kupić, by nie narazić się na niepotrzebne koszty? Zanim dokonasz wyboru, weź pod uwagę 3 punkty:

Jeśli teraz sam wykonujesz dane czynności, potrafisz oszacować, ile czasu one zajmują. Na początek wybierz do oddelegowania proste zadania, które nie zabierają dużo czasu. Będziesz mógł sprawdzić w praktyce, czy dana VA pasuje do profilu Twojej działalności bez narażania się na straty. Gdy współpraca będzie się dobrze układać — możesz zawsze zmienić pakiet i zwiększyć liczbę godzin.
Pytaj asystentki, ile czasu zajęło jej jakieś zadanie. Większość asystentek rejestruje czas pracy i wykorzystuje do tego takie narzędzia, jak np. Toggl. Ja zawsze na koniec tygodnia lub na koniec pakietu wysyłam zestawienie godzin pracy wygenerowany w Toggl z podziałem na poszczególne zadania. Dzięki temu klient ma orientację, które czynności są najbardziej czasochłonne. Weź przy tym pod uwagę, że, w miarę jak VA poznaje profil i sposób działania Twojej firm, nabiera biegłości i zadania wykonywane są dużo sprawniej niż na początku.
Jeśli czujesz, że Twój projekt wymaga innej liczby godzin, niż ten, który asystentka proponuje w pakiecie — skontaktuj się z nią i zaproponuj inną opcję. Negocjacje to podstawa każdego biznesu.

Zaplanuj okres próbny

Wybrana asystentka wydaje ci się miła i kompetentna, ale czy pasuje do profilu twojej firmy? Czy nadajecie na tych samych falach? Okres próbny jest doskonałą okazją do tego, by to sprawdzić. To wystarczający czas, by rozwiązać pojawiające się problemy, ustalić rytm pracy, nabrać zaufania, że zadania będą wykonane terminowo, poznać styl komunikacji.

A co jeśli współpraca się nie układa? Okres próbny daje obu stronom możliwość swobodnego jej zakończenia.

Gdzie znaleźć wirtualną asystentkę?

Zatrudnienie wirtualnej asysty to duży krok naprzód. Świadczy o rozwoju twojej firmy. Pokazuje, że pokonałeś swoje obawy. Uwierzyłeś, że znajdziesz kogoś, kto wykona zadania równie dobrze jak ty. Dostrzegasz zalety zdalnej pomocy i chcesz zoptymalizować swoje koszty.

Ale gdzie szukać tej zaufanej asystentki? W tym przypadku sprawdza się metoda rekomendacji. Popytaj znajomych przedsiębiorców lub na grupach biznesowych, czy znają osobę, z którą warto współpracować. Możesz też zamieścić ogłoszenie na grupach wirtualnych asystentek w social mediach.

Inna opcja to wykorzystanie witryn, które pośredniczą w zatrudnieniu, np. useme.pl czy niezależnego portalu branżowego, który skupia wirtualne asystentki, jak asystentkowo.pl.

Chcesz skutecznie delegować?

Nie spiesz się.
Popracuj nad motywacją.
Przygotuj się.
Oszacuj koszty.
Zadbaj o okres próbny.

Przeczytaj moje artykuły:

Mieszanie kolorów – wszystko co musisz wiedzieć!
Do czego służy Brand Book? – kiedy go potrzebujesz?
Kolory stron internetowych – jak dobierać i dlaczego mają znaczenie?
Kolory biznesowe i firmowe – jak dopasować do marki?
Jak zrobić dobry moodboard? – czym jest i dlaczego jest ważny?
Psychologia kolorów – jak barwy działają na naszą podświadomość?